仕事を行う際、「メモの取り方」は非常に重要なことになります。新入社員の方はメモを取ることが多いと思います。私もそうでした。新入社員は入社してから覚えることばかりです。だから手帳が手放せませんでした。
また、仕事でも用件、訪問時間など様々なメモを取る場面が存在します。社会人になったら間違いなく「メモを取る」ことは切っても切れない縁になると思います。
ですが、新入社員の方はメモを取ることに慣れていないと思います。メモを取ることに慣れれば仕事などを効率的に進めることが出来ます。
今回は、まだメモを取ることに慣れていない人におすすめのメモを取り方を紹介していきたいと思います。
なぜ「メモを取る」のが重要なのか？
新入社員の方は、間違いなく先輩にまずは「メモを取れ」と言われると思います。取っているのにまるで口癖のように言う上司もいますからね (笑)
中には、メモを取るために手帳を買ったけど予定しか記入したない人も多いのではないでしょうか？
「メモを取る」ということは、予定の確認以外にも様々な場面で行います。メモは場面によって得られる効果が違ってきます。
・メモの役割
１. 書くことで忘れ、見直して思い出す
２. 数字や発言などを記録しトラブルを未然に防ぐ
３. 仕事のノウハウを蓄積
４. 有益な情報を逃さない
このように、「メモを取る」ことは予定を記入する以外の役割を多く持っています。また、打ち合わせなど取引先の約束をする場合、相手がメモを取っていないと「この人ちゃんと覚えているかな？」など相手に不信感を与えてしまいます。
「メモを取る」ということは、記憶を残し、場面の証拠を残すなどビジネスにおいて非常に重要なことになります。
メモを取るべきタイミングは？
「実際、メモをとるタイミングはどんな時？」「どんな内容をメモすればいいの？」と考える方もいると思います。
正直に言うと、「タイミングは存在しません。思いついたときにメモしましょう！」でいいのですが、今回は場面ごとにどのようなメモを取ればよいか紹介します。
・会議 打ち合わせの場合
いつ・どこで・誰と・どのようなことを話したか必ずメモをしましょう！また、会議や打ち合わせの段取りを事前にメモしておくとスムーズに進めることが出来ます。
・電話対応の場合
電話を受ける場合は、基本的には会議の場合と同じになります。電話をかける場合は相手に何を伝えるかリストアップすると効果的です。
・通勤中 移動中の場合
移動中は、仕事の段取りや新しい企画を考えるために使うと良いでしょう。そこで思いついたことは忘れないうちにメモをしましょう。
・会話後の場合
意外と会話の中にも仕事のヒントは潜んでいます。取引先の特徴などをメモしておけばアプローチ方法が見えてくるかもしれません。
このように、場面で自分に合ったメモの取り方を覚えると簡単にメモを取ることが出来ます。
書く→見返すが「メモの取り方」
「メモを取る」だけでは、意味がありません。あとで見返すからこそメモに意味があると思います。ですので、皆さんはメモは「書く」「見返す」をセットにして覚えると良いでしょう。
メモを見返すにあたって注意することは、誰が見ても理解できるメモにすることです。もしかしたら、あなたが書いたメモを他人に見せることもあるかもしれません。
また、素早く書けても、後で判断できなければメモをした意味がありません。略語などあらかじめ自分で理解が出来る範囲なら問題はありませんが、可能な限り見返すときに迷わないメモの取り方をすると良いと思います。
・数字、単位は正確に
・漢字が難しい場合はカタカナを使う
・略語は使い過ぎない
・書く場所は決めておく
このように、自分のルールを決めるとメモが見やすく理解がしやすくなると思います。是非試してみて下さい。
メモはデジタルよりは手書き！
近年では、保存性が優れているデジタルのメモなども多く見ます。ですが、私はアナログのメモをオススメします。
アナログメモの強みは自由度の高さです。アナログのメモはフリーハンドで書くので、重要な部分は太字に出来たり色を変更するなどを直ぐに行うことが出来ます。
また、図解やイラストなども自由自在に入れることが出来ます。アナログのメモは、情報に対し、自分の理解の仕方や整理法など独自のルールを入れることが可能です。
もちろん、デジタルを使わないほうが良いとは言っていません。実際私も自宅ではデジタルメモ使ってます。ものによっては、長期に渡って保存でき共有することが容易です。
このことから、場面ごとにアナログかデジタルを自分で決めると良いでしょう。あまり難しく考えないで、直感で決めても問題はないと思います。
付箋とメモは相性が〇
付箋は非常にメモと相性が良いです。普段は、目印などに多く使用すると思います。
ですが、付箋と手帳を合わせて使うことで、非常に優秀なツールに変わります。正直、手帳のメモスペースは限りがあります。
そこで、付箋を補助的に使用することで、限りあるメモスペースを使うことが出来ます。例えば、未確定な予定や行動予定などを付箋に書くことが出でき、用が済んだらそのまま捨てることが可能です。
また、付箋には様々な種類があるので、メモの内容によって使い分けるとなお効果的です。
メモを取る習慣をつける！
新聞や雑誌、何気ない会話などから気になった情報や思いついたことを日頃からメモしていると、思わぬ出会いがあるかも知れません！
日常生活ではこのような場面でメモを取ることが出来ます。
・参考になるものを見つけた場合
本や雑誌、それこそブログなどを見て「なるほど」と感じたときは、もしかしたら自分が持っている問題の改善点に繋がったりする可能性がある。
・疑問を持った場合
少しでも、疑問に感じたり気になったりしたらメモを取る。その後、メモを見直して疑問などを調べることにより自分のスキルが上がる。
・何か思いついた場合
何気ない会話から何かを思いつく場合があります。その時はメモを取りましょう。その何気ない思いつきが仕事のヒントになるかもしれません。
・成功、失敗した場合
仕事や生活で成功したことや失敗したことはその要因を考えメモを取ると良いでしょう。実体験は非常に重要な財産になります。
さらに、メモを取ることを習慣化することで、観察力や物事をまとめる力などが身に付きます。仕事だけでメモをいきなり取るのは難しいと思います。
ですが、毎日当たり前にメモを取る習慣がついていれば、仕事でも何も抵抗なくメモを取ることが出来ると思います。
まとめ
メモが上手く取るのは、最初は難しいと思います。ですが、自分のルールでメモをつくって見て下さい。知らず知らずのうちに、自分に合ったメモの取り方が見つかると思います。
私は、習慣化するのが一番の近道だと考えます。やはりブログのネタなどは、何気ない日常で見つけることが出来ます。それをメモする。これを行っているうちに、私もメモの取り方に抵抗がなくなりました。
また、まとめることが出来たら場面ごとのメモ、議事録などの書き方を紹介していけたらなと思います。