皆さんは、説明が上手いですか？人によっては「説明されたけど良く分からない」って言われた経験ありませんか？私は昔から良く言われていました。親にも「説明が下手だなと」言われる始末(笑)
そんな、私が初めて入社したのはまさかの営業！
営業は交渉するためには、説明が必須です。ですが、説明が上手いわけでもなく、多くの実務経験を積んでいるわけでもない。
「それで、説明ができているのか？」と思いますよね！今回は、実際に私が説明する際心掛けていたことを紹介していきたいと思います。
以前紹介した「交渉を成功させる基本的技術」の記事とあわせて読むと営業上手にまた1歩進むことが出来ると思います。是非、流し見程度にどうぞ。
説明する自分は脇役！
「説明する自分が主役」そう思っている方多いと思います。私も、「自分が話をリードしなくては」と考えてしまい、説明するので頭がいっぱいになってしまいました。
その結果、聞き手のことを考えていない説明になってしまいました。
聞き手を考えていないと、相手が聞く価値のないと判断してしまう可能性があります。そうなってしまうと、説明は聞き流されてしまうと思います。
説明が上手い人は、「自分の主張を聞き手に押し付けることではなく、聞き手が知りたいことを理解できるように嚙み砕いて話をする」これが出来る人になります。
説明をする場合は、自分が主役ではなく相手のことを考え脇役に徹することで上手く説明が出来ると思います。
つかみは必ず用意する！
説明が上手い人は、つかみを持っています。これは、営業部長に同行した際に最初に教わったことになります。
「最初から仕事の話を始めたらつまらないだろ！」と部長が言いました。最初は冗談で言ったつもりだと私は思っていました。ですが、やっているうちにその言葉が少しずつ理解できました。
説明だけだと、最後につれて中だるみしてしまいます。ですが、最初にワンクッションや途中にワンクッション入れることで、気持ちをリフレッシュ出来ると感じました。
つかみは、相手と自分の距離を近づけるテクニックになります。心の距離が近ければ相手は説明を心身に聞いてくれると考えます。
話のつかみ方は、人それぞれです。「部長は…女性の話ばっかでしたけど…」お相手もノリノリだったので問題はありませんね (笑) 奥が深いな…
話のつかみ方のテクニックは、また後日紹介していきたいと思います。
説明したいことは小分けにする！
説明をしているうちに、自分でも何を言っているのかわからなくなる時ありませんか？
話しているうちにパニックになる。頭が真っ白になる。これはかなり深刻な問題ですよね。「場数を踏めば慣れる」と言われても、説明が苦手な方にとっては、そういう問題じゃないと思いますよね。
原因は緊張など様々な理由があると思います。その原因が何がともあれ、話が堂々巡りしてしまっては聞き手が困ってしまいます。
このように説明が堂々巡りしたりする傾向にある人は、説明を小分けにすると良いでしょう。
説明するときに、説明したい大まかに分けることで堂々巡りを回避できます。
例えば、商品を説明する場合
・ 商品の特徴、メリット、デメリット
・ 商品価格
・ 在庫、納品期日
このように、小分けにすることが可能です。この順番で説明すると頭の中で考えておけば、説明から脱線することはないと考えます。
この小分けした、題材を覚えておけば「説明の順序を入れ替えたり」「一部の説明をながくしたり」出来ます。
大まかな芯を通しておくことで説明を組み立てることが簡単に可能です。
説明は「納得」であって「説得」ではない！
説明は聞き手を「説得」することだと考えている方はいませんか？
「説得」は聞き手を自分の思い通りに誘導するのが目的と考えます。「説得」は1つの目的しか存在しません。ですが、「納得」は聞き手が主体になると考えます。「納得」は目的が聞き手によっていくつも存在するのです。
説明とは、「聞き手の目的をさぐり、自分ではなく聞き手が知りたい目的を話す」と思います。
例えば、営業では説明する場合結論を決めてからではなく、複数の落としどころを設定すると良いと思います。聞き手の特徴を考え、特徴に応じて落としどころを準備する意識をすると良いと思います。
簡単に例えると、質問にyesかnoで答えるタイプ判断みたいなものです。聞き手の答えを聞いてタイプを判断しそれに合わせた説明をするとスムーズに進めることが出来ます。是非、1度考えて説明してみて下さい。
説明は大きいものから小さいものに
説明に大切なのは、聞き手がどれくらい理解してくれるかです。それには、まず聞き手が説明の全体像を理解していないと説明はスムーズに進めることが難しいです。
説明をする場合、まずは全体像を明らかにすることが良いでしょう。いきなり、細かい情報を与えられても聞き手は理解が追いつかないと考えます。
全体像（大）を与える ➡ 聞き手の理解を促進し不安を取り除くことが出来ます
「大から小へ」の説明は説明する方法の最もシンプルな考えなので必ず意識しましょう！
聞き手を意識して説明する
説明が苦手な方で、「聞き手の気持ちが理解できない」から苦手な方もいると思います。しかし、この考えは少し違うと私は思います。
余程、鈍感な方では無ければ相手が「機嫌が悪くなったり」「関心を持ってもらえない」ことは理解できると思います。ですが、聞き手の気持ちを理解できない方は、「なぜ？聞き手の態度がこのように変化したのかが理解できない」のではないでしょうか？
聞き手も人間です！ただ、人形のように話を聞いているわけではありません！説明がつまらない、聞く意味がないと、聞き手が関心をなくすと気持ちは変化します。
説明されている中で、聞き手は反応をしています。例えば、反応によって様々な行動を聞き手は行っています。
・好意的な反応
説明を聞いている時頷く。前のめりになる。体を正面に向ける。
・批判的な反応
首をひねる。アゴや髪の毛を触る。ため息をつく。
・退屈な反応
腕を組む。足を頻繫に組み直す。視線が泳いでいる。
このように、聞き手は説明しているときにサインを送っています。このサインを見逃してしまうと聞き手は、「自分に関心がなく、説明をただ押し付けてくるだけ」と判断してしまいます。
聞き手を意識し、聞き手の仕草から心理状態を読み取ることで説明を上手く進めることが出来ます。
まとめ
説明は非常に奥が深いです。営業をやっていても様々な説明スタイルがあると思います。聞き手も全く同じ性格の方は存在しません。
聞き手を意識することが最も重要だと私は思います。説明が上手ければ仕事での信用性も上がると思います。是非説明上手に皆さんも目指していきましょう。